Aktualisierte Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf-zeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

Das Bundesfinanzministerium hat am 28. November 2019 aktualisierte Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich-nungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Diese treten mit Wirkung vom 1. Januar 2020 in Kraft. Eine frühere freiwillige Anwendung der neuen Grundsätze ist mög-lich.
Die Finanzbehörde hat künftig das Zugriffsrecht auf mit einem DV-System erstellte aufbewahrungspflichti-ge Unterlagen nicht nur bei steuerlichen Außenprü-fungen, sondern in allen gesetzlich geregelten Fällen (z. B. auch Nachschauen).
Zudem ist es künftig im Falle eines Systemwechsels
oder der Auslagerung aufzeichnungs- oder aufbewah-rungspflichtiger Daten aus dem Produktivsystem aus-reichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff er-möglicht wird.
Neben der generellen Fokussierung auf die Einzelauf-zeichnungspflichten und die Zeitnähe von Buchungen sind folgende Aspekte erneut hervorzuheben:
?    Bildliches Erfassen, z. B. durch eine Mobile App, wird künftig einem stationären Scannen bei Ein-haltung der erforderlichen Voraussetzungen (insb. Verfahrensdokumentation) gleichgestellt. Das bild-liche Erfassen ist grundsätzlich auch im Ausland möglich.
?    Bei sog. identischen Mehrstücken, d. h. Daten, die inhaltsgleich in strukturierter und bildhafter Form vorliegen, ist die Aufbewahrung des Formats mit der höheren maschinellen Auswertbarkeit ausrei-chend.
?    Bei Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Un-terlagen in ein Inhouse-Format ist die Vernichtung des Originals zulässig, wenn eine inhaltsgleiche Archivierung erfolgt und die Daten einer maschi-nellen Auswertbarkeit zugänglich sind.
Zudem ist künftig eine Referenzierung einer ursprüng-lichen Buchung zu deren Stornobuchung im Buchfüh-rungssystem verpflichtend vorzunehmen.